Как частной клинике перейти на ЭДО

Новый этап: электронный документ как оригинал

Порядок формирования электронных медкарт (ЭМК) и ведения электронного архива был формализован еще в 2006 году (ГОСТ Р 52636-2006 Электронная история болезни). Постепенно большинство клиник внедрили специализированные медицинские информационные системы (МИС), которые позволили свести к минимуму внутренний бумажный документооборот: локальные журналы, списки, реестры, направления к специалистам и т.д. Сегодня в клиниках, использующих МИС, медицинская карта пациента с информацией о здоровье и результатами работы врачей формируется и ведется, как правило, в электронном виде. Уже очень редко пациент получает рукописные документы, особенно в частной клинике – это дурной тон.  

Следующий этап в развитии ЭДО в здравоохранении был связан с выходом в 2019 году Постановления Правительства РФ № 555 от 05.05.2018 «О единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения». Документ обязал клиники всех форм собственности передавать сведения об оказанной медицинской помощи в ЕГИСЗ.

И вот, с 1 февраля вступил в силу Приказ Минздрава РФ № 947н от 12.01.2021 «Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов». Этот документ закрепляет правовой статус безбумажного документооборота. Теперь при соблюдении определенных юридических процедур электронный документ, созданный медучреждением, приобретает статус оригинального документа, а бумажный вариант становится его копией.

Участники ЭДО

В приказе № 947н перечислены организации, которые в обязательном порядке должны научиться работать с электронными документами: фармацевтические, территориальные фонды ОМС, страховые медицинские организации (СМО), операторы МИС. Например, уже сегодня при проверке качества оказания медицинских услуг в медорганизации органами Росздравнадзора, Минздрава, Фонда ОМС или СМО можно предоставлять электронные документы, если переход на ЭДО закреплен внутренним приказом клиники. То же касается и рассмотрения жалоб, инцидентов в Росздравнадзоре, прокуратуре и Следственном комитете.

Обмен электронными медицинскими документами может быть применим и широко востребован в самых разных сферах. К примеру, часто посетителям медцентра требуется справка для посещения бассейна, для выдачи водительского удостоверения в ГИБДД, для устройства на работу. В приказе № 947н не отрегулирован порядок принятия и проверки таких документов, не предусмотрены требования к изменениям административных регламентов.

Кроме того, новый приказ не вводит обязательный перечень документов, которые необходимо перевести в электронный вид. Право выбора остается за медорганизацией. Перевести в форму электронного документа клиника может как разнообразную внутреннюю документацию, так и справки, рецепты, выписки, заключения – все, что в классическом документообороте можно было передать пациенту или представителям надзорных органов. 

План перехода

Частные клиники менее ограничены в средствах диагностики и лечения пациентов, однако порядок оказания медицинской помощи во всех типах медорганизаций одинаков: нормативная база, клинические рекомендации, в том числе регуляторика в сфере ЭДО. При переходе на электронный документооборот рекомендуется соблюдать несколько важных правил.

1. Определить перечень документов для приоритетного перевода в электронный вид. Список может отличаться в зависимости от типа медучреждения и портфеля услуг.
2. Оснастить персонал электронными подписями – сертификатами и оборудованием для их использования (например, USB-токен или флеш-карта с ключом). Для внутреннего ЭДО может подойти простая электронная подпись, а для внешнего необходима усиленная квалифицированная электронная подпись, сертификат которой действует в течение года.
3. Настроить интеграцию МИС с ЕГИСЗ и Федеральным реестром электронных медицинских документов (РЭМД). Сделать это можно тремя способами: напрямую, через региональную государственную информационную систему (РЕГИЗ) или с помощью оператора иной информационной системы.
4. Сформировать приказ о введении ЭДО в организации с перечнем документов, подлежащих переводу в безбумажный вид.
5. Организовать передачу электронных документов в РЭМД.  

Преимущества ЭДО

Перевод документооборота в электронный вид дает ряд преимуществ:

• высвобождается время, которое сотрудники тратили на создание и дублирование бумажных документов;
• снижаются затраты на обслуживание печатных устройств и закупку расходных материалов, документы можно отправлять пациенту на электронную почту или предоставлять в личном кабинете «Мое здоровье» на Едином портале государственных услуг;
• повышается скорость и удобство поиска информации;
• исчезает необходимость вести объемные бумажные архивы (медицинские документы по закону должны храниться до 25 лет).

Грамотно организованный ЭДО позволяет не только оптимизировать внутренние бизнес-процессы, но и повысить прозрачность оказания медицинских и смежных услуг. Клиника получит преимущества как в виде прямой экономии, так и в лице лояльных пациентов. В перспективе ЭДО, несомненно, будет востребован в телемедицине. 

Резюме

Основная проблема при переходе частных клиник к полноценному электронному обмену документами, на мой взгляд, в инертности владельцев некоторых из них. На практике постановление № 555 соблюдается еще не всеми медучреждениями, но в ближайшее время в административный кодекс будут внесены поправки, предусматривающие штрафные санкции за нарушение порядка передачи данных в ЕГИСЗ.