Онлайн-кассы: инструкция по применению

За редким исключением 

Согласно положениям Федерального закона от 3 июля 2016 г. №290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и отдельные законодательные акты Российской Федерации», с 1 июля 2017 года при проведении расчетов с покупателями услуги или товара должны будут использоваться онлайн-кассы. Такие кассы будут обладать возможностью передачи оператору фискальных данных (ОФД) через интернет информации по каждому пробитому чеку. Оператор в свою очередь переправляет эту информацию в налоговую инспекцию.

Компаниям придется обзавестись кассовыми аппаратами нового образца. Технически они отличаются тем, что информация о покупках фиксируется не на ЭЛКЗ (электронной контрольной ленте защищенной), как раньше, а с помощью фискального накопителя, особого устройства для шифрования и безопасного хранения кассовых данных. Кроме того, кассы нового образца должны иметь доступ в интернет, чтобы передавать информацию о продажах. Теперь клиенты, помимо бумажного чека, смогут получать и электронный по sms или email. Электронные чеки по закону приравнены к бумажным, а количество требований к информации на бумажных чеках выросло. 

На некоторые виды деятельности перечисленные требования не распространяются, но из всего сектора здравоохранения в список исключений попала лишь реализация лекарственных препаратов в сельских фельдшерских пунктах. Это означает, что все медицинские учреждения и частные клиники прежде всего, не позднее 1 июля 2017 года должны заключить договор с ОФД, перейти на использование онлайн-касс и обеспечить передачу информации в налоговую, а по требованию пациентов выдавать им электронный чек в  добавок к бумажному. 

Плюс на минус

Легко понять, каковы преимущества новой системы для налоговых органов: бизнес и финансовая отчетность становятся еще более прозрачными. Потребители также получают от новых правил выгоду: теперь, с электронным чеком, который не потеряется и не порвется, легче в случае возникновения претензий по поводу оказанной в клинике услугиразобраться с ситуацией.

А вот для руководителей и владельцев клиник наступает напряженная пора. Государственные тут тоже не исключение, но особенно непросто будет частным ,так как платят они за все нововведения из своих доходов. Очевидно, что закупка нового кассового оборудования за свой счет и обучение персонала работе с ним, это дополнительная статья расходов. Кроме того, любое вмешательство государства и попытки контроля только повышают напряжение и внутренние издержки на ведение бизнеса. Тем не менее закон принят, и более того есть и для руководителей клиник свои плюсы. В частности, нововведения позволят вести более строгий финансовый учет в клинике и стать ближе к пациентам, которые хотят получать все больше услуг и информации онлайн.

Еще один маленький плюс происходящего в том, что контрольно-кассовую технику станет легче ставить на учет. Кассы можно будет регистрировать удаленно. Главное заблаговременно заключить договор с оператором фискальных данных. 

Это не сложно

Для того, чтобы соответствовать требованиям нового закона, первым делом клиникам нужно будет обзавестись кассами нового образца и сообщить об этом в налоговую. При этом, если у клиники еще нет своего личного кабинета на сайте nalog.ru, его нужно завести, а генеральный директор или его представитель должны пройти процедуру подтверждения подлинности электронной подписи в одном из удостоверяющих центров Министерства связи и массовых коммуникаций РФ. Затем нужно будет выбрать ОФД и заключить с оператором договор.

В настоящее время 51 модель кассовых аппаратов нового типа была сертифицирована для использования. Эти устройства, помимо передачи данных в ОФД, могут генерировать и печатать QR-код, могут печатать наименования товаров или услуг, а также отправлять потребителю электронный чек.

Важно помнить, что кассы бывают разные. Для малого бизнеса (не более 100 чеков в день) лучше всего подойдут мобильные онлайн-кассы, они компактны и оснащены клавиатурой и монитором. При большем объеме чеков в день стоит задуматься о приобретении фискального онлайн-регистратора. На них нет ни кнопок, ни монитора, потому что управляются они внутренней кассовой программой компании. Все операции производятся программой, а устройство нужно лишь для печати чеков и передачи фискальных данных.

После того, как все предварительные шаги пройдены и касса приобретена, в личном кабинете на сайте ФНС нужно оставить заявку на регистрацию онлайн-кассы (обращение нужно заверить электронной подписью). Налоговая служба в свою очередь отправляет в ответ на обращение регистрационный номер для кассового аппарата, который нужно в течение одного рабочего дня привязать к купленной кассе. 

Раз, два, три…

Для многих компаний процесс установки на этом и заканчивается, но не для клиник. Во многих медицинских центрах работа, учет и анализ продаж, происходят через медицинские информационные системы (МИС). Но для того, чтобы работать с кассами, тем более онлайн, МИС клиники нужно интегрировать с ними. Любая интеграция для клиники — это страшный сон для ее директора, особенно если в клинике стоит коробочная (локальная) МИС. Облачные МИС, работающие через интернет, проще интегрировать с кассами. К слову, есть разработчики МИС, которые уже учитывают в предлагаемых решениях интеграцию онлайн-касс в медицинскую информационную систему. В этом случае отдельно приглашать системного интегратора для инсталляции онлайн-касс в МИС нет необходимости. 

В клиниках процесс оплаты и выдачи чека в идеале будет теперь выглядеть так:

1. Пациент приходит оплачивать медицинскую услугу к кассиру и передает ему нужную сумму денег.
2. В момент формирования чека кассир проводит оплату в МИС, и через программу на онлайн-регистраторе печатается чек.
3. Фискальный регистратор фиксирует данные по совершенной операции и моментально отправляет их оператору фискальных данных — эта операция называется «запрос на присвоение фискального признака».
4. ОФД одновременно проводит две операции: отправляет кассе подтверждение (тот самый фискальный признак проведенной операции) и передает полученные данные в ФНС.

Вне зависимости от скорости передачи данных и работы сети в текущий момент пациент моментально получает свой чек за оплаченные услуги.

С точки зрения закона небольшие задержки в передаче данных из-за проблем с интернетом, например, не страшны , главное, чтобы касса выходила в интернет и передавала собранные данные не реже 1 раза в месяц (точнее, в 30 дней). Спустя этот промежуток времени, если касса не выходила в интернет, ее фискальный накопитель будет заблокирован. 

Соберитесь с духом

Чтобы не усложнять себе жизнь, есть смысл не откладывать внедрение онлайн-касс в долгий ящик. Эксперты прогнозируют возможный дефицит фискальных накопителей. Да и любые задержки на каждом из этапов перехода, в том числе подготовительных, могут поставить бизнес клиники под угрозу.

Если вы еще не начали процедуру перехода, соберитесь с духом и приступайте.